Mae’n sicr y gellir defnyddio nifer o strategaethau gydag amrywiol lefelau o lwyddiant ym maes gwelliant corff llywodraethu. Gan ddefnyddio ein profiad dros y blynyddoedd diwethaf o fod yn rhan o gorff llywodraethu Ysgol Gynradd Bryn Hafod (bellach yn rhan o Ffederasiwn yr Enfys yn Llanrhymni, Caerdydd) rydym wedi gallu gweld pa strategaethau a weithiodd inni. Datblygodd corff llywodraethu Bryn Hafod o fod yn bennaf aneffeithiol i fod yn rym canolog yn yr ysgol.
Wedi clywed gan gadeirydd llywodraethwyr oedd wedi bod ar daith debyg gydag ysgol gynradd yn Rhondda Cynon Taf, fe wnaethom gychwyn ar raglen adnewyddu ein hunain. Tra bydd amgylchiadau a chymysgedd ein profiad yn wahanol i ysgolion eraill, gall cofnodi ein newidiadau sylweddol ysbrydoli cyrff llywodraethwyr ar hyd eu llwybr gwelliant eu hunain.
Cymuned (‘corff’ o lywodraethwyr):
Rhaid i’r corff llywodraethu allu cyfathrebu, cyfarfod a gweithredu mewn undod. Pwynt allweddol yma ydy y dylai’r corff llywodraethu cyfan fod wedi ymgysylltu yn y daith, dydy hyn ddim yn ymarferiad i’r arweinyddiaeth ond yn hytrach yn gyfrifoldeb a rennir gan y grŵp.
i. Presenoldeb llywodraethwyr – Mae presenoldeb ein llywodraethwyr yn uchel, roedd yr holl lywodraethwyr yn mynychu cyfarfodyd yn rheolaidd, daeth hyn yn ddisgwyliad ac yn rhan o ddiwylliant y corff llywodraethu. Prin iawn fyddai unrhyw lywodraethwr yn colli dau gyfarfod ar ôl ei gilydd. Yn ogystal â busnes cyffredinol y corff llywodraethu, roedd ein cyfarfodydd yn aml yn gyfle i ddysgu gan ein Pennaeth, staff a llywodraethwyr eraill a hyd yn oed y disgyblion eu hunain. Mae’n bwysig recriwtio aelodau sydd yn barod ac yn gallu rhoi o’u hamser.
ii. Offer Cyfathrebu – Mae cyfathrebu yn allweddol, mae cymaint o ddewisiadau gwahanol ond roedd negeseuon WhatsApp yn werthfawr iawn. Fe’i defnyddir gan y Pennaeth i roi gwybod inni am weithgareddau ysgol, inni drefnu cyfarfodydd eithriadol ac ar gyfer cyfathrebu cyffredinol am fusnes yr ysgol. Ni chaiff unrhyw beth cyfrinachol ei rannu ar y grŵp yma ac mae cael yr offeryn yma yn golygu bod llywodraethwyr yn gallu parhau i fod yn grŵp gweithredol yn y cyfnod rhwng cyfarfodydd ffurfiol. Mae’n bwysig bod y dull o gyfathrebu a ddewisir yn ddiogel a bod protocol ar gyfer cyfathrebu yn cael ei sefydlu ar y cychwyn. Mae gan ein Pennaeth, y Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd hawliau Gweinyddu o fewn yr ap.
iii. Perthnasoedd Proffesiynol – mae llywodraethwyr yn naturiol yn creu perthnasoedd gyda ffrindiau a chydweithwyr ar y corff llywodraethu, ond mae’n bwysig meithrin cyfeillgarwch traws grwpiau a pherthnasoedd gwaith. Dydyn ni ddim wedi gorfod creu strategaeth penodol ar gyfer hyn, ond mae rhai pethau a wnawn sydd yn annog rhyngweithredu. Yn aml mae ein Cadeirydd yn cychwyn cyfarfod gyda chwestiwn ‘torri’r ia’ – mae dau effeith i hyn. Ar un llaw mae pawb wedi cael cyfle i siarad ar ddechrau’r cyfarfod gan ein twysys yn araf i mewn i’r cyfarfod. Ar y llaw arall, rydym yn dysgu rhywbeth newydd am ein gilydd. Fe ddylai unrhyw grŵp o bobl sydd yn gweithio tuag at nod cyffredin fod yn awyddus i drafod a rhannu syniadau. Weithiau fe fyddwn yn cynnal ymweliadau ysgol mewn parau neu fel corff llywodraethu llawn (gweler y nodiadau ar ‘Ddiwrnod Agored Llywodraethwyr’ yn nes ymlaen), mae hyn hefyd yn helpu i greu perthnasoedd.
Anwytho, Mentora a Hyfforddiant:
Mae yna dybiaeth bod gan bob corff llywodraethu broses Anwytho a Mentora, ond mewn gwirionedd dydy hynny ddim yn wir, Mae’n tueddu i fod yn rhywbeth rydym yn ymwybodol ohono, does neb wedi cymryd camau i nodi proses. Gall gymryd blynyddoedd i aelod newydd o’r corff llywodraethu ddysgu eu rôl. Fe ddylai Anwytho a Mentora gyflymu’r broses yma yn sylweddol.
i. Anwytho – Fe ddylid cynnal proses ffurfiol o anwytho ac archwiliad sgiliau i aelodau newydd o’r corff llywodraethu; fe ddylai ddarparu cyflwyniad gwerthfawr i lywodraethwr newydd i ategu gofynion hyfforddi gorfodol. Mae hefyd yn darparu cyfle i amlygu, ar y cychwyn, y polisïau ynghylch ymddygiad derbyniol, y defnydd o gyfryngau cymdeithasol, sut i drafod cwynion etc. Gall mentor helpu’r llywodraethwr newydd drwy gyfarfodydd wrth ateb cwestiynau, esbonio gweithdrefn neu ofyn am esboniad ar ran y llywodraethwr newydd pan ddefnyddir acronymau ac yn y blaen. Gallai’r mentor hefyd ddarparu anwytho (yn cynnwys archwiliad sgiliau) os ydy hyn yn briodol. Mae’n syniad da cael ‘pecyn anwytho’ sydd yn gallu cynnwys cyflwyniad i’r ysgol a’r corff llywodraethu. Gall gynnwys adroddiad diweddaraf y Pennaeth, rhai polisïau allweddol, cynllun datblygu’r ysgol, rhestr o hyfforddiant sydd ar gael a beth bynnag arall fyddai’n helpu llywodraethwr newydd i ymgartrefu.
ii. Archwiliad Sgiliau – rhan hollbwysig o’r broses anwytho, darparu data er mwyn gallu dyrannu llywodraethwr i amrywiol rolau oddi mewn i’r corff llywodraethu. Yn llawer rhy aml mae rolau yn cael eu dyrannu ar hap. Gall archwiliad sgiliau ddweud wrthych chi pa sgiliau sydd ar gael i’r corff llywodraethu a pha feysydd sydd angen eu cryfhau. Os nad oes archwiliad sgiliau ar gael yn hawdd, fe fydd GCS a’ch awdurdod lleol yn gallu rhoi templedau i chi. Noder bod llywodraethwyr ALl fel rheol yn llenwi holiadur fel rhan o’r broses cais i fod yn llywodraethwr. Gallech ofyn iddyn nhw gyflwyno eu holiadur wedi’i gwblhau os ydy hynny yn unol â’ch proses chi. Os mai dyma’r archwiliad sgiliau cyntaf y mae eich corff llywodraethu wedi ei wneud, gofynnwch i bob llywodraethwr lenwi un. Mae’n bwysig pwysleisio nad ydy’r broses yma yn ymwneud â chymhwyso i fod yn llywodraethwr, ond yn hytrach yn amlygu lle y gall fod angen hyfforddiant ac mae’n cynorthwyo gyda dyrannu rolau corff llywodraethu. Gellir cynnal yr archwiliad sgiliau wyneb yn wyneb (gyda mentor?) neu anfon un i lywodraethwyr ei lenwi yn eu hamser eu hunain.
iii. Mentoriaid – Gall llywodraethwyr newydd gael llywodraethwr profiadol fel mentor. Yn ddelfrydol fe fydd y mentor a’r un a fentorir yn cyfarfod yn eu hamser eu hunain cyn cyfarfod llywodraethwyr cyntaf y llywodraethwr newydd. Gall hyn fod yn amser da i gyflwyno’r pecyn anwytho, siarad am y rôl, trafod beth sydd yn digwydd ar hyn o bryd yn yr ysgol a mynd drwy’r holiadur sgiliau. Yn y cyfarfod cyntaf o’r corff llywodraethu fe ddylai’r mentor eistedd wrth ymyl y llywodraethwr newydd i ateb cwestiynau ac esbonio gweithdrefn. Os yn bosibl gallai sesiwn ‘ddadfriffio’ anffurfiol ar ôl y cyfarfod cyntaf fod yn fuddiol. Fe fydd gan wahanol lywodraethwyr wahanol ofynion, fe fydd mentor da yn gallu gweithio allan ar ba lefel ac am sut y dylai’r mentora ddigwydd.
iv. Hyfforddiant – Mae’n bwysig bod y corff llywodraethu yn datblygu rôl ffrind beirniadol. Ni fydd llywodraethwyr yn gallu cefnogi a herio os nad ydyn nhw’n ychwanegu at eu gwybodaeth ac yn derbyn hyfforddiant priodol. Mae hyfforddiant yn darparu gwybodaeth ac yn dangos sut i ddatblygu sgliau. Mae’n helpu i greu hyder ac mae hyfforddiant grŵp yn darparu fforwm lle gall llywodraethwyr drafod amrywiaeth eang o brofiadau. Rydym wedi darganfod bod sefydlu ‘diwylliant hyfforddi’ yn annog llywodraethwr mwy newydd i gymryd rhan yn yr hyfforddiant ardderchog a gynnigir gan y Consortiwm a’r Awdurdod Lleol. Mae hyfforddiant ar agenda ein corff llywodraethu yn rhoi cyfle i amlygu’r cyrsiau hyfforddi a gwblhawyd gan lywodraethwyr ers y cyfarfod diwethaf a rhoi cyfle i hyfforddeion siarad am yr hyfforddiant a dderbyniwyd. Annogir aelodau pwyllgorau hefyd i dderbyn hyfforddiant sydd yn briodol i’w cyfrifoldebau pwyllgor.
Awtonomi
Y nod cyffredinol ydy i’r corff llywodraethu fod yn hunanwella a dysgu’n annibynnol o’r holl randdeiliaid a’r adnoddau sydd ar gael er mwyn gwella cefnogaeth a herio’r Pennaeth. Fe ddylid cael cydbwysedd pŵer rhwng y corff llywodraethu a’r Pennaeth. Daw hyn yn ddelfrydol allan o gyd barch a ffocws ar wella neu gynnal safonau’r ysgol er gwelliant y disgybion yn y pendraw. Cynnigir y pwyntiau canlynol fel strategaethau posibl i’w cyflwyno (gan fod yn sensitif i ddymuniadau’r Pennaeth). Mae’r berthynas rhwng y Pennaeth a’r corff llywodraethu yn un holl bwysig – nid yw’r rhain yn cael eu cynnig fel dulliau i’r corff llywodraethu ‘ymbellhau’ ei hun oddi wrth y Pennaeth, ond yn hytach i dyfu i rôl y ffrind beirniadol.
i. Ymweliadau Cyswllt – dod i adnabod yr ysgol eich hun. Ychydig flynyddoedd yn ôl, prin iawn oedd effaith y corff llywodraethu ar yr ysgol. Mae rolau llywodraethwyr cyswllt yn ffordd dda iawn i lywodraethwyr gymryd rhan. Mae pob llywodraethwr (heb fod yn staff lywodraethwr) yn cael eu cysylltu gyda grŵp dosbarth/blwyddyn. Roedd gennym lywodraethwyr yn gysylltiedig gyda phob argymhelliad Gwelliant/Cynllun Gweithredu yn ogystal â rhai eraill ar gyfer unrhyw feysydd pwysig eraill fel TGCh, Rhifedd. Llythrennedd a Phresenoldeb ac yn y blaen. (mae nifer o lywodraethwyr gyda sawl rôl gyswllt). Disgwylir i’r llywodraethwyr drefnu i gyfarfod staff ynghlych eu pwnc cyswllt. Mae protocol ar gyfer hyn a thempled adrodd i’r llywodraethwr ei gyflwyno i’r corff llywodraethu (a ddosberthir fel rheol gyda dogfennaeth arall y corff llywodraethu). Cytunir ar bob ymweliad gyda’r Pennaeth yn unol gyda’r protocol derbyniol. Dydy llywodraethwyr ddim yn cyrraedd yr ysgol heb i’r Pennaeth wybod a chytuno ar hynny.
ii. Diwrnod Agored – Hefyd, er mwyn sicrhau bod cyfranogiad yn yr ysgol yn llawn, mae gennym Ddiwrnod Agored Llywodraethwyr bob blwyddyn. Mae’r rhan fwyaf o’r llywodraethwyr yn bresennol, maen nhw’n eistedd gyda’u dosbarthiadau, yn cyfarfod y staff, cael cinio a threulio amser ar y buarth gyda’r disgyblion a’u rhieni. Yn ystod y dydd, fe fydd y llywodraethwyr yn weledol ac yn gallu rhyngweithio gyda’r holl randdeiliaid. Y dyddiau yma yn ein hysgol, fe fyddai’r staff mae’n debyg yn gallu enwi cwpl o’r llywodraethwyr (nad ydyn nhw’n staff lywodraethwyr) o leiaf – cam bychan, ond mewn ysgol oedd mewn trafferth, rwyf yn argyhoeddiedig bod staff yn gwybod bod ganddyn nhw lywodraethiant gweithredol yn rhywbeth sydd yn eu hysbrydoli ac yn eu hannog.
iii. Datblygu Blaenoriaethau Strategol – Mae ein Cadeirydd hefyd wedi annog y corff llywodraethu i ystyried rhai agweddau o fywyd yr ysgol fel ein blaenoriaethau yn yr ystyr o am beth rydyn ni eisiau i’n hysgol fod yn adnabyddus?. Un enghraifft o hyn ydy ein strategaeth ysgol gynhwysol. Erbyn hyn mae gan yr ysgol ddau ddosbarth Sylfaen Adnawdd Arbennig a dosbarth Meithrin. Mae gennym ymagwedd ‘drws agored’ tuag at fyfyrwyr sydd wedi eu heithrio o ysgolion eraill. Nododd y Cadeirydd y ‘natur’ yma yn yr ysgol ac rydym yn defnyddio’r nodwedd yma o’r ysgol pan fyddwn yn gwneud penderyfniadau, er enghraifft pan gododd cyfle inni agor ail ddosbarth Sylfaen Adnawdd Arbennig. Efallai bod eich ysgol yn rhagori ar rywbeth academaidd neu artistig. Beth bynnag ydy hynny, mae’n bwysig bod brwdfrydedd dros y nodwedd yma yn cael ei rannu gan y staff a’r corff llywodraethu. Bu’n ddefnyddiol inni gydnabod a mabwysiadu hyn fel un o’n blaenoriaethau strategol.
Felly – sut i weithredu hyn?
Mae’n gwestiwn dilys a doedd gennym ni ddim o angenrhaid gynllun meistr cyffredinol. Ond fy nghyngor ydy dewis y pethau rydych chi’n feddwl y gallwch eu gwneud yn hawdd ac yna yn raddol newid diwylliant y corff llywodraethu. Dyna’r peth allweddol – gallu adnabod lle rydych eisiau i’r diwylliant newid a chyflwyno mesurau i gyflawni hynny.
Os oes gennych gwestiynau neu os hoffech weld rhywfaint o ddogfennaeth enghreifftiol am unrhyw un o’r uchod, mae croeso i chi anfon e-bost imi: [email protected].
Cliciwch yma i weld erthygl gyntaf John ar Gefnogi Corff Llywodraethu sydd mewn trafferth
01443 844532 / 029 2075 3685
[email protected]
Sam MacNamara – 07943 887275 / Jane Morris – 07957 969708
