Sut i sicrhau bod polisïau’n addas i’r diben

Cipolwg – Ysgol Gynradd

Beth oedd y mater yr ymdriniwyd ag ef?

Ad-drefnu busnes llywodraethwyr ysgol – yn ein hachos ni, daeth yn amlwg cyn arolygiad gan Estyn mai dim ond esgus cadw polisïau’n gyfredol yr oedd y corff llywodraethu.

Beth ddigwyddodd?

Penderfynwyd creu pwyllgor polisïau. Daeth cyfansoddiad y pwyllgor hwn â nifer o sgiliau ynghyd gan ystod o lywodraethwyr. Mae’r pwyllgor wedi gweithio trwy bolisïau’r ysgol yn systematig i’w diweddaru, ac yna i’w cadw’n gyfredol trwy adolygiad blynyddol. Mae’r broses yn golygu bod polisïau’n cael eu harchwilio i weld a ydynt yn adlewyrchu beth sy’n digwydd yn yr ysgol mewn gwirionedd, a ph’un a oes angen i’r polisi a’r camau gweithredu yn yr ysgol newid.

Yna, mae’r pwyllgor yn anfon y polisïau, ynghyd ag arsylwadau, ymlaen at y corff llywodraethu llawn ar gyfer craffu a chadarnhau. Mae’r broses hon yn golygu bod polisïau’n destun craffu mewn modd penodol a bod cyfarfodydd llywodraethwyr llawn yn rhydd i drafod materion eraill.

Pa wersi a ddysgwyd?

Bu’r broses hon yn llwyddiannus, ac mae wedi gwneud y corff llywodraethu’n fwy effeithiol yn y ffordd y mae’n defnyddio ei amser, ac wrth wirio’r prosesau sydd ar waith yn yr ysgol.

Sylwebaeth

Un o brif gyfrifoldebau cyrff llywodraethu yw “gosod polisïau ar gyfer yr ysgol i gyflawni’r nodau a’r amcanion”. Ffynhonnell: Rheoliadau Cylch Gwaith (Cymru) 2000.

Mae gan ysgolion amryw bolisïau ar waith, y mae llawer ohonynt yn statudol, y mae’n rhaid iddynt oll gael eu cadw’n gyfredol a bod yn addas i’r diben. Pan fydd gan gyrff llywodraethu nifer fawr o eitemau i’w trafod mewn cyfarfodydd, weithiau rhoddir “sêl bendith” i bolisïau yn hytrach na’u harchwilio a’u trafod cyn cytuno arnynt.

Mae sefydlu pwyllgor i adolygu polisïau yn syniad da iawn, gan fod hyn yn gadael mwy o amser mewn cyfarfodydd corff llywodraethu llawn i drafod, monitro a gwerthuso blaenoriaethau gwella ysgol.

Fel arfer, mae Awdurdodau Lleol yn llunio polisïau yn ymwneud â staffio, sydd eisoes wedi bod yn destun ymgynghoriad â’r cynrychiolwyr undeb llafur lleol.

Mae’n arfer da llunio rhestr wirio adolygu, fel bod yr holl bolisïau’n cael eu hadolygu dros gyfnod, er enghraifft tair blynedd. Wedi dweud hynny, gellir adolygu polisïau’n gynharach hyd yn oed os oes cyfnod adolygu treigl ar waith, er enghraifft os yw mater yn codi sy’n amlygu diffyg posibl mewn polisi. Fodd bynnag, rhaid adolygu rhai polisïau bob blwyddyn. Mae gan Wasanaethau Llywodraethwyr Cymru restr o ddogfennau a pholisïau statudol y mae angen i gyrff llywodraethu fod â nhw ar waith.

Myfyrdodau…

A oes gan eich corff llywodraethu strategaeth ar waith ar gyfer adolygu polisïau’r ysgol?
A oes ffyrdd y gallai eich corff llywodraethu gynnal ei fusnes yn fwy effeithlon ac effeithiol?

Dweud eich dweud…

A ydych chi wedi cael profiadau tebyg i’r rhain?
Beth yw’ch barn am y sefyllfa a ddisgrifiwyd?